附件1

档案整理服务项目需求书

一、总体要求及目标

为顺利完成我中心档案整理工作,根据《档案法》《党政机关电子公文归档规范 (GB/T 39362-2020)》《纸质档案数字化技术规范（DA/T31-2017）》《归档文件整理规则（DA/T 22—2015）》《纸质档案数字复制件光学字符识别（OCR）工作规范DA/T 77—2019)》《纸质归档文件装订规范（DA/T 69-2018)》《深圳市机关、团体、企业事业单位归档文件整理规范》等相关标准和要求，提出以下档案整理服务要求：

1.档案整理

将电子文书档案、纸质档案按照《归档文件整理规则（DA/T 22—2015）》等规定进行组件、分类、排列、编号、编目、装订、装盒、上架等（电子文书档案根据采购方安排打印纸质件）；按照《纸质档案数字化规范(DA/T 31—2017)》《纸质档案数字复制件光学字符识别（OCR）工作规范DA/T 77—2019)》对纸质档案进行数字化扫描和OCR识别。档案盒封面、盒脊项目内容标注清楚，字迹牢固；档案装订结实美观，符合《纸质归档文件装订规范》（DA/T 69-2018)要求，采用线装或不锈钢钉装订；每卷（件）均盖有档号章，档号章项目填写清楚，齐全正确；页码编制符合要求，准确无误；每个档案盒内均有备考表，且项目内容填写完整；具备与档案实体相应的电子和纸质双套目录。此外，采购档案严格按一项目一档案要求整理，需认真核对并找齐同一个项目的全流程资料（包括但不限于项目审批、采购活动记录、招标过程、采购合同、履约验收等资料）；对历史档案的纸张比较破损，需要补洞，裱糊。整理工作过程中必须确保档案载体的安全完整以及档案信息内容安全。

2.档案扫描（数字化）

采用彩色扫描方式。在扫描过程中，应遵循以下几项标准：

（1）标准分辨率：300dpi；

（2）标准文件格式：JPG；

（3）质量：在原件上没有明显质量问题时，所产生的影像文件不应产生黑边、模糊、偏斜等质量问题，对于影响图像质量的非原始性的黑线、黑点（如装订孔等）要进行修补；

（4）根据档案幅面的大小和纸张状况，选择相应扫描仪。

（5）扫描过程中，应在《纸质档案扫描工作流程表》上认真登记扫描的页码和页数，并核对每份文件的实际扫描页码、页数与前处理时填写的文件页码、页数是否一致，不一致的应注明具体原因和处理方法。

3.图像处理

对扫描后的图像进行逐页纠偏、去污、图像拼接、裁边处理和排列顺序调整。对传真件、复印件、红蓝章等进行特殊图像处理，图像偏度不得大于1度，图像拼接处信息要完整，不能缺少遗漏任何信息内容。对如下档案扫描后要按照要求进行特殊处理。

（1）各种结论和审批性材料（收件收据，存根，审批表等），各种文件中印章信息。例如：日期、单位印章，合同文件中的各类印章等；

（2）各类证件复印件；

（3）各种手写、复写的信息，如收据、发票，复写或手写的明细表；（4）字体小且字迹较模糊的蓝图原件或图纸复印件；

（5）旧契证、契证照片等历史时期较长的复印资料；

（6）其它因纸张、字迹等因素不清晰的文件等。

4.数据挂接与备份

釆用在线、离线相结合的方式实现备份。在线备份可釆用持续数据保护技术，保障数据备份的持续性，应于扫描完成后及时将数字化成果挂接至档案管理系统，确保系统中图像与条目对应的准确性与完整性。离线备份时，每份档案应形成一个数据包，应准确命名，确保档案数据与目录的一致性。数据包应采用硬盘、光盘等不同载体备份，采购项目严格按照一项目一档案要求备份。

5.装订

文书档案按照市档案局相关规定组件装订。

6.装盒盖章消毒

应当对已完成装订的档案，按照档案类别、年度、保管期限、档号顺序分类依次装入档案盒，并在档案盒上规范盖印档号章，按批次对已整理完毕的档案进行消毒。档案盒盒脊厚度不低于3cm,规格、材质及每盒装满率符合国家有关标准。

7.档案上架入库

采购人验收合格后，按照归档要求排序上架入库，协助核查入库档案上架相关档号、目录号的检查工作。

8.文书打印

根据采购方要求，将办文系统、工作文件夹等中的电子文书打印整理归档，打印设备及耗材(纸张、墨盒）由中标方提供。

9.档案制度建设

协助采购人完善档案管理制度及工作流程，包括归档、保管、保密、利用、借阅、销毁等。

二、项目服务人员要求

1.拟安排的项目负责人具有与本项目相关(档案整理或档案数字化或档案移交进馆或档案移进馆整改服务)管理经验；大专或以上学历，且具有档案工作人员上岗资格证书或档案专业人员培训证书，并持证3年或以上；档案业务专题培训证书(含档案接收进馆流程与规范等课程)。

2.投标人根据项目配备本单位人员为项目实施基础队伍，档案整理工作需派驻至少2名人员，人员数量可根据项目进度加配，确保按时按质完成工作。优先考虑具有与本项目相关工作经验一年或以上；具有档案工作人员上岗资格证书，且持证≥1年的；具有行政机关或事业单位颁发的计算机专业相关技术证书的成员。

三、安全要求

采购人提供此项目所需的工作场地、办公桌椅及运行所需要的水、电等必要条件，中标单位所有工作必须在采购人指定的场所内进行。

为了确保项目实施过程中的档案信息安全，中标单位在项目开始实施后应无条件服从采购人的以下安全管理要求：

1.中标方必须严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》《保密守则》以及《中华人民共和国档案法》等有关规定，档案原件处理完成后必须立即原样归还，不得损坏和丢失档案原件，不得以任何方式泄露档案信息的内容，不得私自复制任何档案文件，不得将复制的档案文件偷带出工作场所。

2.档案数字化加工后的各种影像、资料所有权属采购人，各种统计资料、影像资料、光盘资料、纸质资料及各种清单等在项目结束时都必须完整移交；所有设备必须删除招标人文件档案内容并经招标人项目负责人检查后，才能搬离工作场地。

3.工作人员不得以任何形式将各项档案资料带出指定工作现场，不得以任何形式进行泄漏、传播；不得无故查看及讨论档案内容。同时，还应保持工作环境整洁、卫生；应着工作室专用拖鞋，必须自备无袋工作服工作，不得携带挂包、钱包、磁盘、纸张、手机等任何物品进入工作间，更不得将工作间的任何物品带出工作间外。

4.对于废纸的处理，数字化处理过程中产生的废纸必须存放在指定的纸箱内，每星期集中清理一次。清理时要安排专人对纸张进行仔细检查，确保其中没有夹带任何档案文件后，交由采购人工作人员统一处理。

5.不得在工作场所使用与工作无关的任何电器设备、移动存储介质和手提电脑等。

6.对数据分批进行移交验收时，工作数据必须在采购人工作人员的现场监督下销毁。

7.采购人与中标单位签订保密协议，保密期限不受合同时间约束，终身有效。

四、商务要求

1.项目服务期限：自合同签订之日起至2025年10月31日前。

2.投标报价要求

（1）本项目总预算金额为15.5万元，以人民币为结算单位。投标人报价须为全包价，应包括实施本项目所需设备和文具、所涉及的劳务、管理、利润、税金及所有风险责任支出等一切费用，高于预算金额的为无效投标。

（2）投标人应依据本企业的成本自行决定报价，不得串通投标，不得以低于自身企业成本的报价竞标。如评委会有理由怀疑投标人涉嫌以低于本企业成本的价格投标，投标人必须在限定时间内给予详细成本核算并论证报价的合理性，否则将视为无效投标。

（3）本项目报价不涉及具体投标金额，投标人只需在投标文件中就基准价填报综合折扣率。填写要求：0＜折扣率≤1，保留小数点后两位（如：0.95、0.90、0.75）,未按要求填写、缺填、漏填、填报2个及以上折扣率，将作投标无效处理。

（4）本项目实行预算总价以及单价上限控制，并以实际完成数量结算，项目完成数量超过预测数5%内（含）属预算总控制数范围内，单价基准价按照以下标准执行：

序号	类型	明细	单位	基准价（元）	投标报价(折扣率)
1	档案整理	档案整理	盒	90

填报综合折扣率

2
档案数字化	页	1.2
3
档案录入	条	1.5
4
文书打印	盒	35
5
会计凭证、账本、报表档案整理	盒	25
6
档案盒	个	5
注：本项目报价不涉及具体投标金额，投标人只需在投标文件中就基准价填报综合折扣率。填写要求：0＜折扣率≤1，保留小数点后两位（如：0.95、0.90、0.75）,未按要求填写、缺填、漏填、填报2个及以上折扣率，将作投标无效处理。
3.验收要求

文书（含采购）及财务档案整理归档根据国家和行业有关规范、规程、标准和用户需求直接验收。验收依据为采购文件、投标文件，国家和行业有关规范、规程和标准。

4.付款方式

本项目费用以最终完成的工作量为准，总预算控制在15.5万元以内。合同签订后10个工作日内支付合同总价的30%款项，项目全部完成，经采购人验收合格后10个工作日内据实结算支付余款。每次付款前要求中标人提供增值税专用发票。

5.其它要求

（1）投标方必须建立专门的项目管理方案，必须具有科学的组织架构、合理的人力配置、明确的项目进度、严密的管理制度和严格的质量检验办法。

（2）投标方需在标书中提供完善的项目管理措施、项目操作流程、安全保密管理制度。

（3）中标单位需根据采购人的项目进度要求进行人员安排调整，采购人定期会对中标单位的项目进度进行检查，当发现人员不足时，中标单位需根据要求及时补充工作人员。

（4）中标单位不得随意更换工作人员，如确实需要更换的，需提前一周书面通知采购人，取得采购人签字同意后方可。如擅自更换，采购人将暂停中标单位的全部工作，由此造成的损失或延误由中标单位负责。

（5）中标单位须提供从项目整体验收合格之日起，一年的免费质保期服务。无论在质保期内还是质保期满后，中标单位负责对其实施的项目提供技术支持服务。