附件3

深圳市救助管理站档案数字化项目需求书及报价单

一、项目情况及内容

（一）项目概况及参考标准

按照国家档案局关于印发的《生活无着的流浪乞讨人员救助档案管理办法》（民发〔2014〕228号）、档案局《2016年综合档案管理有关业务问题统一口径意见》、《深圳市机关、团体、企业事业单位归档文件整理规则》、《综合档案管理有关业务问题统一口径》（深圳市档案局 2013、2016、2017 年版）、《深圳市电子文件归档及管理办法》等相关规范及专业技术标准以及双方约定的完成时间，按时完成档案整理任务。整理质量和验收标准，均以《深圳市机关、团体、企业事业单位归档文件整理规则》和《深圳市电子文件归档及管理办法》等相关规定的标准为准。

（二）具体内容

1.根据2025年度及往年档案工作实际需要，完成深圳市救助管理站文书档案、基建档案、业务档案、综合部资料、医务生活部资料、救助庇护部资料、寻亲外联部资料、后勤服务部资料、救助死亡人员等资料的专业归档、规范化整理、封装、数字化入库等服务。

2.对归档资料按照文件要求进行分类（业务档案按一户一档归档）、拆钉、排序、修补、打页码、盖背脊、打印案卷目录、封面、装订（救助业务档案需热熔打孔装订）、装盒。

3.开展传统载体档案数字化、电子文件归档工作，并将相关信息录入综合档案管理系统中统一管理（不含财务凭证类档案资料）。

4.组建专业的档案工作团队，负责所有档案的整理、数字化工作。

（三）技术要求

1.档案整理依据

★中标人须严格遵守国家有关法律法规，严格遵守国家档案部门、广东省档案部门有关文件的规定，主要法规文件：《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》、《中华人民共和国网络安全法》、《中华人民共和国行业标准纸质档案数字化技术规范（DA/T 31—2017）》以及市、区档案行政管理部门关于档案工作的有关规定。

2.档案数字化要求

图像剪裁、纠偏等：采用自动或手动纠偏功能，调整图像角度。图像偏斜度不超过±2°，对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

采用彩色扫描，存储格式为单页TIFF格式，压缩格式为JPEG，图像分辨率≥300DPI。

图像黑点、去黑边等：对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循保持档案原貌的原则。为了节省存储空间，应对图像进行裁边处理，去除多余白边。

字迹洇透：采用字迹锐化的功能，清晰字迹笔画。

图像深浅不一：采用平衡功能，调整图像深浅一致。

图像拼接处信息要完整，不能缺少信息。

档案扫描完成后，扫描文件以卷为单位进行存储，案卷目录应对应到相应图像文件所在的文件夹；卷内目录应对应到相应页数的图像文件。

为确保数据挂接的正确性，档案加工公司应确保档案目录数据与档案扫描图像的一一对应，确保加工扫描成果在招标方所使用的档案管理系统中有效检索和显示。

确保扫描图像与案卷目录、卷内目录100%挂接正确，并将正确的数据导入档案管理系统中。

确保档案录入、扫描后，档案系统的正常维护、运转。

（四）本项目服务时间为：自合同签订之日起，于2025年12月10日前完成。本项目为长期类项目，第一年为本次采购的中标服务期限，采购单位可根据项目需求和中标供应商的履约情况确定合同期限是否延长，合同一年一签，但最长不超过三十六个月。

★（五）工作要求

1.严格遵照国家档案局关于印发的《生活无着的流浪乞讨人员救助档案管理办法》（民发〔2014〕228号）和深圳市档案局工作相关标准、规范进行归档。

2.中标人绝不能将有关资料及工作成果通过任何方式向第三方透露，应对项目有关的技术及文件资料进行保密。

3.对档案实体和数字化数据承担整改责任。在提交验收申请前，中标人相关整理工作人员对档案实体和数字化数据都要进行全面检查，发现错误应立即改正。如因中标人工作不利致验收不合格的，中标人应无条件整改。

4.投标方项目人员必须配合招标单位的安全生产等相关要求。

（六）服务方式

合同签署后，中标人需安排至少3名具有档案人员上岗证（或综合档案业务培训证书等培训合格证书），专业人员在合同期内驻点工作人员在合同约定服务内容完成后撤出。如采购人有加派需求时，人员需在 2 天内到岗。

（七）售后服务

项目完成后，中标人需提供一年的免费的维护期。

二、资金来源、项目预算及付款方式

（一）资金来源：财政性资金。

（二）项目预算：人民币17.8万元（跟据实际完成数量*单价结算，投标价格应含税金及档案规范化整理过程中所需的耗材、设备以及档案盒和项目所需有关费用。）

（三）付款方式：按合同条款支付

（四）服务期：自合同签订之日起，于2025年12月10日前完成。

三、技术（规范）标准

本竞标项目的材料、设备须达到现行中华人民共和国以及省、自治区、直辖市或行业的相关标准、规范的要求，如有新标准的以新标准为准。

如未能达到国际和国内最新标准时，中标人应使系统及选用的设备和材料符合最近的国际、国内标准，并提供采用的国际、国内标准、规范和所应用的最新版本的有关技术依据资料。

四、投标人以综合单价形式报价（据实结算）

序号	类别	工作内容	数量	单价限价（元）	供应商报价（元）
1	文书档案整理	排序、盖档号章、打页码、拆装订、装盒、上架	件	9.6
2	文书档案录入	著录提名、责任者、时间等关键信息	条	1.00
3	文书档案数字化	300DPI扫描、去黑边黑点、纠偏、质检	页	0.90
4	财务档案著录	著录提名、责任者、时间等关键信息	份	0.80
5	财务档案装盒	装盒、制作封面、背脊、备考表、上架	盒	20.00
6	业务档案整理	排序、盖档号章、打页码、拆装订、装盒、上架（需热熔打孔装订）	份	13.00
7	业务档案录入	著录提名、责任者、时间等关键信息	条	1.00
8	业务档案数字化	300DPI扫描、去黑边黑点、纠偏、质检	页	0.90
9	基建档案整理	排序、打页码、拆装订、装盒、上架	盒	90.00
10	基建档案数字化	300DPI扫描、去黑边黑点、纠偏、质检	页	1.00
11	基建档案著录	著录提名、责任者、时间等关键信息	条	1.00
12	基建图纸数字化	600DPI扫描、去黑边黑点、纠偏、质检	页	5.00
13	实物档案	分类、排序、拍照，贴标签，录入系统，上传实物照片	件	40.00
14	照片档案	挑选，分类，录入信息，制作照片说明，装册，上架	张	35.00
15	人事测评档案整理	排序，制作封面，打页码，拆订，三孔一线装订，装盒，上架	份	40.00
16	人事测评档案数字化	300DPI扫描、去黑边黑点、纠偏、质检	页	1.00
17	历史档案简易整理	分年度、分类、排序、装盒	份	2
合计报价
备注：投标报价需含税。

（一）服务期限

自合同签订之日起，于2025年12月10日前完成档案整理归档工作。

履约方式

（1）人员要求

中标人需安排至少3名具有档案人员上岗证（或综合档案业务培训证书等培训合格证书），专业人员在合同期内驻点工作人员在合同约定服务内容完成后撤出。如采购人有加派需求时，人员可在 2 天内到岗。

★（2）工作场地

为了保证档案的安全性和稳定性，中标人参与本包组的工作人员（含项目负责人）必须在采购人指定地点工作，工作场所由采购人提供，不额外收费。

★（3）办公设备要求

所有设备必须放置在指定的工作地点。所有电脑、设备不得连接互联网，并且要为本项目专用，不得挪作他用。

★（4）耗材要求

除打印机及墨盒、热熔打孔机及热熔打孔所需耗材外，其余耗材均由中标单位提供。

★（5）保密要求

中标人必须严格遵守《中华人民共和国保密法》、《保密守则》、《中华人民共和国档案法》及采购人的保密相关规定，与采购人签订档案保密协议，确保工作场所正常秩序和安全，确保使用的所有电子设备在采购人监督下格式化后方可离场。

（三）付款方式

合同签订生效后，中标人应在10个工作日内向甲方开具合同金额首期款50%的甲方财务认可的正规发票，采购人在收到中标人提供合格发票后10个工作日内支付相关款项。项目全部结束，经验收合格后在收到中标人提供合格发票后10个工作日内，根据档案整理情况据实结算付清项目合同尾款，合同尾款不超过（合同总额）金额的50%。

（四）报价要求

1.投标人需针对本项目填报单价以及单价合计，以单价合计作为计算价格分的投标报价，单价不得超过单价限价，否则按投标无效处理。

2.投标人的投标报价，应是本项目招标范围和招标文件及合同条款上所列的各项内容中所述的全部，不得以任何理由予以重复，并以投标人在投标文件中提出的综合单价或总价为依据。

3.投标人应充分了解项目的位置、情况、道路及任何其它足以影响投标报价的情况，任何因忽视或误解项目情况而导致的索赔或服务期限延长申请将不获批准。

4.投标人不得期望通过索赔等方式获取补偿，否则，除可能遭到拒绝外，还可能将被作为不良行为记录在案，并可能影响其以后参加政府采购的项目投标。各投标人在投标报价时，应充分考虑投标报价的风险。

5.投标人须考虑本项目在实施期间的一切可能产生的费用。在项目实施过程中，如项目工作范围发生变更，由中标人和采购人双方协商解决；其余情况下，投标总价均不予调整。

（五）项目验收要求

采购人指定质检员对档案实体、电子数据抽样甚至逐件检查，保证质量；中标人应把控项目执行进度，定期提供项目实施具体情况给采购人，让采购人能及时掌握整理、扫描、入库的进度和数量统计。项目结束后,如采购人发现存在问题,须按照采购人要求及时派出工作人员完成后续跟进及处理工作。

（六）项目违约规定

1.中标人如未能严格按照招标文件要求履约的，将追诉违约赔偿。

2.服务质量与扫描质量未达到招标文件要求的，采购人提出整改意见，中标人未及时整改的且造成档案损毁等现象的，采购人有权要求中标人赔偿相应违约金。

3.项目团队人员在实施项目过程中出现违法违纪行为的，或者因中标人过错造成严重影响的，采购人有权终止合同，并有权要求作出赔偿及消除影响，双方根据实际工作情况，协商处理中标人应得的合同报酬。